Diagrama de Gantt: Significado y sus componentes

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A lo largo de este interesante artículo conocerás en detalle todo sobre el principal significado del Diagrama de Gantt, con excelentes ejemplos de sus componentes.

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Diagrama de Gantt

Cuando nos referimos al Diagrama de Gantt hablamos de una herramienta organizacional que nos permite planificar de manera efectiva proyectos para nuestra empresa.

El Diagrama de Gantt nos permite establecer una vista completa y todas aquellas tareas que nos programamos dentro de la empresa, esta herramienta nos otorga un check list de cada una de las metas que nos establecemos al igual de la fecha en que debemos culminar cada una de estas.

En medidas generales este Diagrama de Grantt nos muestra un calendario total de actividades; esto incluye fecha de inicio y culminación de cada una de estos proyectos. También podemos encontrar cuáles son esas tareas que debemos realizar para completar el proyecto que estamos desarrollando, también encontraremos a la persona encargada dentro de nuestra organización.

De igual manera es importante determinar cuál es la relación que cada tarea tiene y como nos permite establecer de manera adecuada y rápida la relación de cada una de ellas para lograr el alcance del objetivo que nos hayamos establecidos.

Para entender un poco mejor y de manera mucho más amplia este concepto te dejamos el siguiente video

Componentes del Diagrama de Gantt

Como hemos establecido ya, el Diagrama de Gantt nos permite una visualización mucho más completa de cada una de las tareas y proyectos que queremos desarrollar. Es por eso que debemos conocer de manera completa cada uno de los elementos que a continuación se te presentan.

Fechas

Este componente nos indica tanto la fecha de inicio del proyecto o las tareas sujetas a ella, como la fecha de finalización. Esto nos permite evaluar de manera objetiva la productividad o eficiencia que tenemos como organización.

Tareas

Cuando nos referimos a tareas hablamos de aquellas actividades que nacen de la necesidad de cumplir con el objetivo que nos hemos establecido. Es de suma importancia que definamos cada una de ellas porque ellas logran representar metas que debemos cumplir antes del alcance del objetivo final.

Plazos de tiempo previsto

Este componente va unido a la fecha de inicio y de finalización. Sin embargo, se diferencian ya que el Diagrama de Gantt en este componente nos muestra que tiempo tenemos a favor y si nos quedamos retrasados nos cuenta los días o meses que tardamos verdaderamente en cumplir con las tareas.

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Tareas interdependientes

El Diagrama de Gantt también nos permite diferenciar de manera rápida cuales son aquellas tareas que se pueden comenzar o terminar sin las necesidades de que otra se ejecute. Esto es de gran ayuda ya que nos permite avanzar de manera rápida y eficaz con respecto a la hora de entrega del proyecto

Progreso

Este es un componente sumamente valorado dentro del Diagrama de Gantt ya que nos permite establecer el avance o retraso que tengamos con respecto a las tareas que nos hemos establecido para el cumplimiento del objetivo.

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Ventajas del Diagrama de Gantt

Ya hemos establecido que el Diagrama de Gantt nos presenta una herramienta fundamental al momento en que nosotros queramos realizar la planificación de proyectos empresariales que determinemos. Pero ¿Qué otras ventajas nos proporciona? A continuación te presentamos un listado de estas ventajas

Claridad

Como organización el Diagrama de Gantt nos presenta de manera real, rápida y efectiva la manera en como nuestro equipo de trabajo está llevando a cabo cada una de las tareas que hemos determinado dentro del proyecto.

Esta herramienta nos permite establecer donde nos encontramos en la fase des proyecto y si se están aprovechando los recursos que hemos establecido para el cumplimiento de las tareas, metas y objetivos.

Comunicación

El Diagrama de Gantt al ser una herramienta digital permite que un gran grupo de personas maneje la información de manera rápida y veraz. Esto permite que la comunicación organizacional sea mucho más efectiva y dinámica tanto para los empleados como para los gerentes de los departamentos.

Motivación

Si somos gerentes de departamento o de una organización, por medio del Diagrama de Gantt podemos definir la calidad de trabajo que estamos obteniendo y en que tiempo, lo que nos permite establecer el rendimiento de nuestro equipo.

Al tener clara esta variante organizacional podemos establecer métodos o herramientas de motivación para que los empleados se sientan identificados y halagados por ser capaces de reconocer de manera eficaz su trabajo.

Gestión de tiempo

Una de las ventajas más importante que podemos destacar dentro del Diagrama de Gantt es la aplicación, evaluación y determinación de plazos de tiempo que sean reales y eficientes para nosotros como organización.

Esto es importante determinarlo de manera eficaz ya que esto permite establecer de manera segura la estimación de cumplimientos de proyectos que nos permitan alcanzar el objetivo empresarial.

Flexibilidad

Por último el Diagrama de Gantt nos permite evaluar de manera apropiada las manera en como se esta llevando a cabo y poder ajustar lapsos de tiempo o de tareas para que logremos el cumplimiento de cada uno de los objetivos.

Para entender de mejor manera cuales son las ventajas o las caracteristicas que definen el Diagrama de Gantt dejamos el siguiente material audiovisual para lograr comprender cada uno de estos factores

Desventajas del Diagrama de Gantt

Ya hemos lograr determinar ¿Qué es el Diagrama de Gantt? Cuales son sus componentes y las ventajas que esta herramienta de planificación nos ofrece. Sin embargo es importante que como empresa sepamos evaluar cuales son las desventajas que nos ofrece y los aspectos negativos que podemos conseguirnos al momento de establecer el Diagrama de Gantt

Complejidad

Si establecemos como organización tareas que sean sumamente complicada que traiga consigo un sin números de tareas, subtareas y que consuma muchos recursos vamos a estar frente un Diagrama de Gantt que sea complejo y de difícil lectura.

Es por eso que recomendamos que se estudie con detalle las tareas y las objetivos que se deben cumplir dentro de ellas, para ser los mas globalizados posible. Siempre tomando en cuenta que debe asignarse un equipo de personas que cubra cada uno de los detalles.

Línea cronológica

Para lograr que nuestro Diagrama de Gantt sea sumamente eficiente y eficaz es necesario que establezcamos de manera cronológica cada una tareas que vamos a llevar a cabo con el fin del cumplimiento del objetivo que nos hemos establecido.

Es por eso que antes de proponer proyectos, debemos estudiar y establecer aquellos objetivos que queremos alcanzar con cada uno de los proyectos que nos establezcamos como empresa. Esta línea cronológica nos permite tener una respuesta sobre el posible tiempo que nos puede llevar la ejecución de cualquier tarea, metas u objetivos.

Trabajo arduo

El tener identificado cuales son las tareas, fechas de plazo y objetivos a alcanzar en una organización puede generar mucho estrés laboral, lo que se puede traducir como un ambiente pesado y de poco agrado lo que puede afectar de manera considerable el alcance de cada uno de los objetivos.

Si quieres saber más sobre este tema te dejamos el siguiente enlace que trata de como evaluar, diagnosticar y trabajar bajo un ambiente laboral que sea agradable, así como las ventajas y desventajas que esto arroja. A continuación el link Clima organizacional

Elaboración de un Diagrama de Gantt

Si queremos aplicar de manera efectiva un proyecto dentro de nuestra empresa ya hemos definido que el Diagrama de Gantt es fundamental para el alcance de los objetivos y para lograr establecerlos debemos realizar las siguientes tareas:

Listado de tareas principales

En este punto ella conocemos cual es el proyecto y lo que queremos alcanzar con él. Por eso es fundamental que establezcamos tareas que nos permitan la ejecución de cada uno de ellos.

En esta asignación de información debemos identificar de igual manera los lapsos de entrega de cada una de las tareas que hemos destinado a realizar. También debemos incluir el personal responsable y cada uno de los recursos que se destinara a esta actividad.

Listado de tareas secundarias

Como ya hemos definido las tareas principales es de suma importancia que evaluemos aquellas actividades que se deben realizar para cumplir la meta. A esas actividades las conocemos como subtareas o subobjetivos que debemos estudiar de manera detallada para evitar que la tarea principal se vea afectada por la mala ejecución o definición de estas tareas secundarias.

Línea temporal del proyecto

Antes de establecer la línea temporal de proyecto debeos entender que en la mayoría de los casos la ejecución de proyectos viene asociado con ajustes que se irán dando a medida que se vaya cumpliendo cada uno de los objetivos.

Cuando establecemos nuestra línea temporal dentro del Diagrama de Gantt tomamos en consideración el tiempo que normalmente se utilizaría para lograr la ejecución de los proyectos que hemos definido.

Asignación de las tareas

SI ya hemos definido cada una de las tareas principales, secundarias y cual es el tiempo que necesitaran para la ejecución de las mismas es necesario que conozcamos o que especifiquemos que grupo de trabajo llevara a cabo cada una de estas actividades.

Es necesario que evaluemos en otros proyectos o que actividades tienen normalmente dentro de la organización los individuos que seleccionaremos con la finalidad de poder plasmar la posible fecha de culminación evaluando los distintos factores que nos rodea.

Como podemos observar la aplicación del Diagrama de Gantt dentro de las organizaciones son de mucha ayuda y efectividad para lograr una planificación completa de la ejecución de un proyecto. Gracias a que nos ayuda a entender y nos proporciona una visual completa de aquellos factores que componen el proyecto y como se desenvuelven cada uno de ellos dentro de la organización.

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Ejemplos Diagrama de Gantt

Para entender un poco mejor la aplicación de esta herramienta de planificación dentro de las organizaciones te dejamos los siguientes ejemplos

Agencias de mercadeo

Este es un ejemplo bastante complejo ya que no podemos establecer un Diagrama de Gantt que sea viable sin primero conocer cuales son aquellas necesidades que el cliente quiere obtener. Si ofrecemos servicios o creativos podemos definir de antemano que cada uno de los resultados que establezcamos va a depender en su totalidad de nuestros clientes.

Otro aspecto importante es que por lo general dentro de esta rama nuestros proyectos por lo general van a sufrir retrasos ya que los clientes pueden tener cambio de opinión, ya que están buscando crear su imagen corporativa.

Sin embargo, es fundamental que establezcamos la línea de tiempo temporal para así poder lograr estimar el tiempo de culminación de cada una de las tareas y en consecuencia la finalización del proyecto que nos han entregado.

Construcción

Este es un ejemplo completamente distinto y mucho más factible dentro del Diagrama de Gantt. En este orden de ideas podemos determinar que el sector de construcción es mucho más predecible que otras áreas de mercado y que la aplicación de esta herramienta de planificación sirve de mucha ayuda.

La única complicación que se puede presentar en la estructuración de este diagrama dentro del sector de construcción son la cantidad de tareas interconectadas que podemos llegar a tener, esto gracias que el proyecto se debe realizar por etapas para lograr el objetivo final. Sin embargo es muy fácil de ejecutar y lo más importante por medio del Diagrama de Gantt seremos capaces de medir la productividad por medio de distintos elementos.

Interrogantes que se generan por el Diagrama de Gantt

Si no sabemos manejar de manera completa esta herramienta de planificación, cuando la comencemos a manejar nos encontraremos con dudas que te vamos a aclarar a continuación.

¿Cuál es la importancia del método de la ruta crítica?

Cuando nos referimos al método de la ruta crítica o CPA, por sus siglas en ingles, nos encontramos una herramienta sumamente fundamental y de gran importancia al momento de establecer tareas y líneas de tiempo para el cumplimiento de cada uno de ellas.

La ruta crítica nos permite evaluar de manera rápida si se podrá llevar a cabo el proyecto que nos hemos establecido o que si debemos utilizar modificaciones un poco más reales dentro de nuestro cronograma de proyectos. Por esta razón es que esta herramienta es importante ya que nos permite la evaluación total del objetivo a alcanzar.

¿Qué es el free float?

El free float o el flotante libre hace referencia al tiempo que podemos retrasar una actividad especifica sin poner en riesgo el tiempo de entrega del proyecto. Esta característica es fundamental considerarla dentro del Diagrama de Gantt ya que recordemos que esta nos permite una flexibilización completa de las tareas y de la línea cronológica sin afectar el proyecto total.

¿Qué es la estructura de descomposición?

Cuando trabajamos en la gestión de proyectos debemos entender que debemos utilizar un pensamiento que aplique y defienda la hermenéutica del mismo. Esto se puede traducir a que debemos entender que el proyecto es un todo y que el todo es el proyecto, por eso debemos establecer de manera lógica y puntual aquellas tareas que son capaces de alimentar el proyecto.

En este mismo ordenes de ideas te dejamos el siguiente material auidioivusal que te permetiria realizar esta herramienta de planificación en un programa de trabajo como lo es EXCEL, esperemos que sea de tu provecho

El Diagrama PERT y Gantt ¿Son lo mismo?

Como hemos definido en constante oportunidades dentro de este artículo, el Diagrama Gantt es una herramienta de planificación de proyectos que nos permite tener una idea completa de recursos, asignación y ejecución de tareas en tiempos determinados. Mientras que el Diagrama PERT se enfoca en las distintas técnicas que podemos emplear para lograr establecer la evaluación, revisión de los distintos programas o proyectos que estemos ejecutando.

¿Qué es el negative float?

Cuando por razones de planificación o ejecución de tareas debemos ajustar el tiempo de ejecución debemos entender que obligarnos a realizar ajustes de tiempo de cada una de las tareas siguientes para cumplir con la fecha de entrega que nos hemos planteado desde el comienzo.

¿De donde nace el Diagrama de Gantt?

Ya hemos definido que es el Diagrama de Gantt pero ¿Quién lo hizo? Y ¿en que estructuras se ha utilizado?

Henry Laurence Gantt nació en el año 1861 en los Estados Unidos de Norteamérica, fue ingeniero y asesor de gestión dentro del país. Gantt logro conseguir un método que sea efectivo y capaz de maximizar la ejecución de cada uno de los recursos ya que nos ofrece una visual completa del proyecto.

Esta herramienta de planificación se ha utilizado en distintas organizaciones o en la aplicación de proyectos importante como en la presa Hoover o en la creación del Sistema Interestatal de Autopista de Norteamérica. Es por eso que recomendamos que aprendamos la aplicación de esta herramienta de planificación para que nos permita maximizar cada uno de nuestros proyectos.

¿Qué es una programación de proyectos?

Cuando hablamos de una programación de proyectos nos referimos a las distintas metodologías que podemos aplicar para lograr comunicar de manera efectiva los distintos recursos y tareas que podemos asignar dentro de un proyecto.

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