Informe de Trabajo ¿Cómo prepararlo correctamente?

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En el ámbito Gerencial los informes de trabajo cumplen un papel dentro de la toma de decisiones, por ello a continuación daremos una breve reseña de que es un Informe de Trabajo, características y como debe prepararlo correctamente.

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Informe de trabajo

El informe es específicamente un texto que se utiliza inicialmente para presentar análisis de aspectos importantes relacionados con algunas actividades específicas o resultados obtenidos, que requieren ser informados de manera escrita sobre alguna situación para una toma de decisiones.

Dentro de un informe podemos encontrar primeramente una síntesis de la problemática o situación que se desea analizar, en segundo lugar las posibles causas o consecuencias que trae la situación planteada y por último las posibles soluciones o recomendaciones para lograr el objetivo.

Dentro del ámbito laboral, existen los conocidos reportes laborales o informes de resultados, que no son otra cosa que el resumen que nos permite evaluar el resultado de una o varias tareas desarrolladas para alcanzar una meta.

Los informes de trabajo tienen como objetivo medir la actividad de un trabajador, de un departamento, área o unidad, y porque no de la empresa o institución en general. En la actualidad el informe de trabajo es la base de las reuniones gerenciales, por ello, se realizan a lo largo del año con una frecuencia que varía de empresa a empresa.

Por ejemplo desde el punto de vista administrativo, este tipo de informes permite evaluar los resultados de todas las áreas involucradas, y de esta manera rendir cuenta ante la alta gerencia, y se realiza con una frecuencia, mensual, trimestral o semestral.

A través de los informes de trabajo se conoce la evolución de los procesos y por ende el de la empresa en corto plazo, permite conocer si las cosas van de acuerdo a lo planteado originalmente o requiere de ciertos ajustes para el óptimo funcionamiento de las actividades propias de la empresa y de sus trabajadores.

Este tipo de informe debe ser escrito y con una estructura enunciativa, de forma precisa y concisa, soportada con datos de los resultados o afirmaciones expuestas en el texto, de tal manera que se puedan ofrecer recomendaciones o conclusiones de acuerdo al análisis de los datos estadísticos presentados.

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Las características de un informe de trabajo

  • Se realiza para con el objeto de aportar información importante a la hora de tomar decisiones.
  • Es el resultado de un requerimiento o solicitud de un Gerente, Jefe de un área específica. Prácticamente está dirigido a una persona o grupo de personas que requieren de esa información y están en la obligación de leerlo, analizarlo y tomar alguna decisión o recomendar alternativas en beneficio de las partes involucradas.
  • Este tipo de informes contiene gráficos, cuadros estadísticos, matriz DOFA entre otras herramientas, útiles en la presentación de los datos.

Cómo se elabora un informe de trabajo

Para elaborar un informe de trabajo es importante tener en cuenta algunos aspectos, entre ellos:

Objetivo inicial

Define o describe en líneas generales y de forma concisa el motivo por el cual elaboramos el informe. Sirve para identificar qué es lo que perseguimos con determinadas acciones en un corto lapso de tiempo.

Es ideal para que el lector conozca lo que necesita saber o conocer sobre lo sucedido, respondiendo a las siguientes interrogantes: ¿Para que se quiere el informe? A quien va dirigido el informe? Qué uso se le va a dar?

Lenguaje claro

Este tipo de informes debe ser elaborado con un lenguaje claro, concreto y objetivo. No debe incluirse apreciaciones personales de ninguno de los involucrados.

Actividades realizadas

Esta fase muestra lo qué se ha hecho para alcanzar los resultados o criterios de evaluación propuestos. En ella se establecen los recursos humanos y materias utilizados para obtener las fuentes de información, con el objeto de analizar la información, seleccionarla, organizarla y comenzar a realizar las comparaciones a que diera lugar.

A tales efectos es importante que en este aspecto se recoja todo lo que los responsables de cada actividad puedan aportar.

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Evaluación de la información

En este aspecto se procede a verificar y comparar la información recopilada a los fines de elaborar el informe escrito. Es recomendable señalar la fuente de donde fueron obtenidos los datos en cuestión. Estos deben ser colocados en las últimas páginas del informe.

Estructura del informe

El contenido del informe debe ordenarse de acuerdo al tema que se va a exponer y al orden de ideas que tenga el redactor. Sin embargo el mismos debe presentar el siguiente esquema:

  • Introducción: En esta parte el lector conocerá de manera general la situación que se va a tratar, el porqué de esta situación, el objetivo de la situación que queremos plantear, así como las herramientas que se utilizaran para soportar el informe, en lo que respecta a la presentación de los hechos.
  • Desarrollo: Es la parte de sustentación del informe, aquí se describen los aspectos más importantes que debemos considerar en el informe a presentar. En ella se explican los métodos utilizados para obtener los resultados y como se han utilizado.
  • Conclusiones o Recomendaciones: Es un breve resumen sugiriendo las acciones a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos. Estos resultados deben ser lo más claras posibles y de gran utilidad.

Acciones a seguir

Es de gran utilidad para la toma de decisiones dentro del informe de trabajo, ya que permitirá orientar sobre aquello que mejor funcionó para alcanzar el objetivo deseado. A su vez determinará las acciones que se deberán implementar en lo sucesivo, de tal manera de alcanzar el éxito que buscas.

Cuéntanos cómo elaboras tus informe de trabajos y qué aspectos tomas en cuenta al momento de realizarlo.

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